14 lipca br. podpisano umowę z firmą Simple SA na dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Dostawca posiada duże doświadczenie we wdrożeniach w jednostkach naukowych, co gwarantuje nam sprawne i efektywne wdrożenie. Zaplanowane moduły do wdrożenia poza modułami zastępującymi Symfonię obejmują moduł do Zarządzania Projektami od strony finansowej i raportowania, moduł do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, moduł e-Pracownik, Portal BI do raportów i analiz oraz moduł do Planowania i Budżetowania. Same moduły do Finansów i Księgowości, Majątku Trwałego, Kadr i Płac oraz Zakupów i Sprzedaży posiadają ogromną ilość funkcji i automatów, o których wcześniej mogliśmy tylko pomarzyć. Pozwoli nam to na optymalizację i automatyzację wielu procesów, co w efekcie końcowym poza usprawnieniem pracy i poprawy jej jakości przyniesie obniżenie kosztów. Środki na zakup zostały zablokowane w roku 2019, tj. w okresie zmiany finansowania z dotacji podmiotowej na subwencję i nie mogły zostać wykorzystane na inny cel niż przewidziany w tamtym czasie.
Potrzeba zakupu zaawansowanego systemu informatycznego w dobie stale przybywającej liczby projektów oraz zwiększania stopnia skomplikowania rozliczeń była od dawna i z roku na rok coraz większa. Prace nad przygotowaniem opisu wymagań oraz nad poszukiwaniem źródeł finansowania rozpoczęto już w 2014 roku. Kilkukrotnie składano wnioski do ministerstwa, dwukrotnie składaliśmy wnioski w ramach POPC. Jednak pomimo pozytywnej oceny na poziomie Komitetu działającego przy Prezesie Rady Ministrów i pozytywnej rekomendacji wnioski te nie uzyskały finansowania. Możliwość pojawiająca się w 2019 roku była najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji. Niezwłocznie rozpoczęliśmy procedury przetargowe. Kilkukrotnie jednak musieliśmy modyfikować nasz OPZ i ograniczać moduły i funkcjonalności, gdyż ceny usług w tym czasie zaczęły gwałtownie rosnąć. Zakup udało się sfinalizować niemal w ostatnim momencie, gdyż wymogi prawne stawiane przed nami w latach kolejnych są nie do zrealizowania na obecnym systemie, który, dla przypomnienia, został wdrożony w Instytucie 22 lata temu. Poza kosztem zakupu i wdrożenia cena obejmuje dwuletni okres gwarancyjny oraz 8-letni okres wsparcia i aktualizacji. Takie podejście podyktowane było uzasadnioną ostrożnością – znane są nam przypadki, gdy po wdrożeniu roczny okres wsparcia wyceniany był na poziomie równym kosztom zakupu i wdrożenia. Tym samym zapewniamy sobie pracę na tym systemie przez okres co najmniej 10 najbliższych lat.
Obecnie trwają prace związane z Analizą Przedwdrożeniową. Pierwsze moduły powinny wystartować od stycznia 2023, czyli moduły księgowe i kadrowo-płacowe. W kolejnych miesiącach będziemy wdrażać pozostałe. Umowa przewiduje szkolenia dla wszystkich użytkowników.