Month: September 2022

On July 14 this year, a contract was signed with Simple SA for the supply and implementation of the Integrated Information System. The supplier has extensive experience in implementations in scientific units, which guarantees us a smooth and effective implementation. The planned modules to be implemented, in addition to those replacing Symfonia, include a module for Project Management from the financial and reporting side, a module for Electronic Document Workflow, an e-Employee module, a BI Portal for reports and analysis, and a module for Planning and Budgeting. The modules for Finance and Accounting, Fixed Assets, HR and Payroll, and Purchasing and Sales alone have a huge number of functions and automations that we could only dream of before. This will allow us to optimize and automate many processes, which will ultimately result in cost reduction in addition to streamlining work and improving its quality. The funds for the purchase were blocked in 2019, i.e. during the period of the change in funding, and could not be used for any other purpose than that planned at that time.

The need to purchase an advanced IT system in an era of ever-increasing number of projects and increasing complexity of settlements has been for a long time and has been growing every year. Work on the preparation of a requirements description and the search for funding sources began as early as 2014. Several times applications were submitted to the Ministry, twice we submitted applications under POPC. However, despite a positive evaluation at the level of the Committee acting under the Prime Minister and a positive recommendation, these applications did not receive funding. The opportunity arising in 2019 was the best solution to this situation. We immediately started bidding procedures. Several times, however, we had to modify our POZ and reduce modules and functionalities, as prices for services at that time began to rise sharply. We were able to finalize the purchase almost at the last moment, as the legal requirements facing us in the years to come are impossible to implement on the current system, which, as a reminder, was implemented at the Institute 22 years ago. In addition to the cost of purchase and implementation, the price includes a two-year warranty period and an eight-year support and upgrade period. This approach was dictated by justifiable caution – we know of cases when, after implementation, the annual support period was priced at a level equal to the cost of purchase and implementation. Thus, we are assured of working on this system for at least the next 10 years.

The Pre-Implementation Analysis is currently in progress. The first modules should take off from January 2023, i.e. accounting and HR and payroll modules. In the following months, we will implement the others. The contract provides for training for all users.

14 lipca br. podpisano umowę z firmą Simple SA na dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Dostawca posiada duże doświadczenie we wdrożeniach w jednostkach naukowych, co gwarantuje nam sprawne i efektywne wdrożenie. Zaplanowane moduły do wdrożenia poza modułami zastępującymi Symfonię obejmują moduł do Zarządzania Projektami od strony finansowej i raportowania, moduł do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, moduł e-Pracownik, Portal BI do raportów i analiz oraz moduł do Planowania i Budżetowania. Same moduły do Finansów i Księgowości, Majątku Trwałego, Kadr i Płac oraz Zakupów i Sprzedaży posiadają ogromną ilość funkcji i automatów, o których wcześniej mogliśmy tylko pomarzyć. Pozwoli nam to na optymalizację i automatyzację wielu procesów, co w efekcie końcowym poza usprawnieniem pracy i poprawy jej jakości przyniesie obniżenie kosztów. Środki na zakup zostały zablokowane w roku 2019, tj. w okresie zmiany finansowania z dotacji podmiotowej na subwencję i nie mogły zostać wykorzystane na inny cel niż przewidziany w tamtym czasie.

Potrzeba zakupu zaawansowanego systemu informatycznego w dobie stale przybywającej liczby projektów oraz zwiększania stopnia skomplikowania rozliczeń była od dawna i z roku na rok coraz większa. Prace nad przygotowaniem opisu wymagań oraz nad poszukiwaniem źródeł finansowania rozpoczęto już w 2014 roku. Kilkukrotnie składano wnioski do ministerstwa, dwukrotnie składaliśmy wnioski w ramach POPC. Jednak pomimo pozytywnej oceny na poziomie Komitetu działającego przy Prezesie Rady Ministrów i pozytywnej rekomendacji wnioski te nie uzyskały finansowania. Możliwość pojawiająca się w 2019 roku była najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji. Niezwłocznie rozpoczęliśmy procedury przetargowe. Kilkukrotnie jednak musieliśmy modyfikować nasz OPZ i ograniczać moduły i funkcjonalności, gdyż ceny usług w tym czasie zaczęły gwałtownie rosnąć. Zakup udało się sfinalizować niemal w ostatnim momencie, gdyż wymogi prawne stawiane przed nami w latach kolejnych są nie do zrealizowania na obecnym systemie, który, dla przypomnienia, został wdrożony w Instytucie 22 lata temu. Poza kosztem zakupu i wdrożenia cena obejmuje dwuletni okres gwarancyjny oraz 8-letni okres wsparcia i aktualizacji. Takie podejście podyktowane było uzasadnioną ostrożnością – znane są nam przypadki, gdy po wdrożeniu roczny okres wsparcia wyceniany był na poziomie równym kosztom zakupu i wdrożenia. Tym samym zapewniamy sobie pracę na tym systemie przez okres co najmniej 10 najbliższych lat.

Obecnie trwają prace związane z Analizą Przedwdrożeniową. Pierwsze moduły powinny wystartować od stycznia 2023, czyli moduły księgowe i kadrowo-płacowe. W kolejnych miesiącach będziemy wdrażać pozostałe. Umowa przewiduje szkolenia dla wszystkich użytkowników.

Algal blooms enrich seawater with gel-like exopolymers modifying the local structure and physio-chemical properties of water column.

Continue reading ““Effect of exopolymer gels on the viscoelasticity of mucus-rich saltwater and settling dynamics of particles” [ABSTRACT]”